Arranging a Meeting

Arranging a Meeting

24 views

Meeting မတိုင်ခင် ဘာတွေပြင်ဆင်ထားသင့်သလဲ

ဘယ်လုပ်ငန်းပဲလုပ်လုပ် အစည်းအဝေး (Meeting) ကအရေးအကြီးဆုံးသောအခန်းကဏ္ဍမှာ ပါဝင် ပါတယ်။ Meeting ကြောင့် ရှေ့ဆက်ရမယ့်လုပ်ငန်းတွေ တွင်ကျယ်စေတယ်၊ Meeting ရဲ့အကြံဉာဏ် တွေကြောင့် ဝန်ထမ်းတွေအရည်အသွေးတိုးတက်လာစေပါတယ်။ ထိရောက်တဲ့ Meeting တိုင်းအ တွက်ကြိုတင်ပြင်ဆင်မှုလိုအပ်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် Meeting တစ်ခုမတိုင်ခင်မှာမဖြစ်မနေ ဆောင်ရွက် ထားသင့်တဲ့ အချက်တွေကို Wall Street English က ဖော်ပြပေးချင်ပါတယ်။

(၁) Clarify purpose and aims

ကိုယ်က Meeting တက်ဖို့ ဖိတ်ကြားခံရသူပဲဖြစ်ဖြစ်၊ ဦးစီးကျင်းပတဲ့သူပဲဖြစ်ဖြစ် Meeting ရဲ့ရည်ရွယ် ချက်ကဘာလဲ ဘာအကြောင်းတွေကို အဓိကဆွေးနွေးသွားမလဲဆိုတာကို အရင်ဆုံးပြင်ဆင်စဉ်းစား ထားသင့်ပါတယ်။ လမ်းကြောင်းတွေလွဲချော်ပြီး လိုရာမရောက်သွားတဲ့ အစည်းအဝေးတွေအများကြီး ကြုံဖူးကြပါလိမ့်မယ်။ ဒါဟာ ရည်ရွယ်ချက်ကိုသေချာအောင်မလုပ်ထားတဲ့ အတွက်ကြောင့်ပါပဲ။ ဒါ ကြောင့် ရည်ရွယ်ချက်နဲ့ဆွေးနွေးမယ့်အချက်ကို မဖြစ်မနေကြိုတင်ပြင်ဆင်ထားသင့်ပါတယ်။

(၂) Create an agenda

ရည်ရွယ်ချက်သိပြီဆိုရင်တော့ လုပ်ငန်းစဉ်တွေကိုချမှတ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ နံပါတ် (၁) မှာ ဘယ်အကြောင်းအရာကိုပြောမယ်၊ ဘယ်အကြောင်းအရာကိုတော့ နံပါတ် (၂) မှာပြောမယ် စသည်ဖြင့် အစီအစဉ်တကျချမှတ်ပြင်ဆင်ထားသင့်ပါတယ်။

(၃) Schedule the meeting

နံပါတ် (၁) နဲ့ (၂) အချက်သေချာပြီဆိုရင်တော့ Meeting ပြုလုပ်မယ့်အချိန်ကိုသတ်မှတ်ရတော့ မှာဖြစ်ပါတယ်။ ပါဝင်မယ့်သူအကုန်လုံးအဆင်ပြေနိုင်တဲ့အချိန်ကိုဖိတ်တာမျိုး ကိုယ်ကသူများဖိတ်တဲ့ Meeting ကိုတက်မယ်ဆိုရင်လည်း အချိန်အားအောင် အခြားအလုပ်တွေကိုအချိန်ရွှေ့တာမျိုးတွေပြု လုပ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။

(၄) Post and send out agenda

ကိုယ်က တက်ရောက်မယ့်သူဆိုရင်လည်း တက်ရောက်မယ့်အကြောင်း၊ မတက်နိုင်ဘူးဆိုရင်လည်း မတက်နိုင်တဲ့အကြောင်းကို ဖိတ်ကြားတဲ့သူကိုပေးပို့အကြောင်းကြားရမှာဖြစ်ပါတယ်။ ကိုယ်က အစည်း အဝေးဖိတ်ကြားမယ့်သူဆိုရင်တော့ ပါဝင်တက်ရောက်မယ့်သူတွေကို အီးမေးလ်ပို့အကြောင်းကြားရ မှာဖြစ်ပါတယ်။ ဘယ်အချိန်မှာကျင်းပမယ်၊ ဘာတွေပါဝင်မယ်ဆိုတာကိုတော့ မဖြစ်မနေပြောပြထား ရမှာပါ။

(၅) Circulate supporting information

အရေးကြီးတဲ့အချက်ကတော့ Meeting မှာပြောပြမယ့်အကြောင်း ကြေညာမယ့်အချက်အလက်တွေကို ကြိုတင်ဖြန့်ဝေသင့်တာဖြစ်ပါတယ်။ တက်ရောက်မယ့်သူဆိုရင်လည်း ဖြန့်ဝေထားတဲ့အချက်အလက် တွေကို သေသေချာချာလေ့လာဆွေးနွေးဖို့အတွက်ပြင်ဆင်ရမှာဖြစ်ပါ တယ်။ ဒီလိုလုပ်ခြင်းအားဖြင့် အချိန်တိုအတွင်း ထိရောက်တဲ့ Meeting ကိုကျင်းပနိုင်မှာပါ။

(၆) Make room arrangements

ဖိတ်ကြားထားတဲ့လူလည်းစုံပြီ၊ အချက်အလက်တွေလည်းဝေငှပြီးပြီ၊ ရည်ရွယ်ချက်ကိုလည်း အား လုံးကို ပြောပြီးပြီဆိုရင်တော့ Meeting ကျင်းပမယ့် အခန်းကိုစီစဉ်ရတော့မှာဖြစ်ပါတယ်။ လူဘယ်နှစ် ယောက်တက်မှာလဲ၊ ဘယ်သူကဘယ်နေရာမှာထိုင်မလဲဆိုတာကို စီစဉ်ထားရမှာဖြစ်ပါတယ်။ ကိုယ်က အစည်းအဝေးတက်မယ့်သူဆိုရင်လည်း ကိုယ်ထိုင်ရမယ့်နေရာအနေအထားကအစဂရုပြုသင့်ပါတယ်

(၇) Arrange for recorder

Meeting မှတ်တမ်းပြုလုပ်မယ့်သူက အခရာဖြစ်ပါတယ်။ အစည်းအဝေးမှာဘာတွေပြောခဲ့တယ်၊ ရှေ့ဆက်ပြီးဘာတွေလုပ်မယ်၊ ဘယ်သူက ဘာတာဝန်ယူထားတယ်ဆိုတာတွေကို Meeting minutes တာဝန်ယူတဲ့သူက မှတ်တမ်းတင်ထားရမှာဖြစ်ပါတယ်။ အဲဒီအတွက်ကိုလည်း အဓိကထားစီစဉ်ထား သင့်ပါတယ်။

– ENDS –

ဖော်ပြခဲ့တဲ့ Arranging a Meeting ပါအချက်တွေကို Wall Street English ရဲ့Social Class တစ်ခုမှာ သင်ကြားခဲ့တာဖြစ်ပြီး လက်တွေ့ဘဝနဲ့နီးစပ်တဲ့သင်ခန်းစာတွေကို နေ့တိုင်းသင်ကြားပေးနေပါတယ်။ ထိရောက်တဲ့သင်ခန်းစာတွေနဲ့ အင်္ဂလိပ်စာသင်လိုရင်တော့ ဖုန်း

09-969 799 999 (City Mall St John),

09-969 758 758 (Myanmar Plaza),

01-503 370 (Junction Square),

09765888800 (Mingalar Mandalay),

09894485016 (MCTA Mandalay) ကိုဆက်သွယ် လိုက်ပါ။

Close Menu